Local Purchase Order (e-Perolehan)

Local Purchase Order (LPO) Submission Guide

E-PEROLEHAN SUBMISSION GUIDE

  • Step 1: The Finance Officer / Authorised Representative should download the relevant documents below.
  • Step 2: The Finance Officer / Authorised Representative shall email the group registration list to the Secretariat at enquiries@icomosga2026.org.my.
    *Please note that shared email addresses are NOT permitted. A unique individual email address is required for each delegate.
  • Step 3: The Finance Officer / Authorised Representative shall generate a Simple Quotation (kindly include the delegate’s name for tracking purposes) in the e-Perolehan system for acceptance by the Congress Secretariat.
  • Step 4: Upon acceptance of the quotation by the Secretariat, the Finance Officer / Authorised Representative shall raise the Request Note / Purchase Requisition, followed by the Request prior to issuance of the Purchase Order (PO).
  • Step 5: Once steps above completed, the Purchase Order shall be issued to the Congress Secretariat via the e-Perolehan system for confirmation.
  • Step 6: The Finance Officer / Authorised Representative shall provide the attending delegate with a hard copy of the Purchase Order.
  • Step 7: The delegate is required to submit the Purchase Order at the Secretariat’s Registration Counter for endorsement during congress days. The Secretariat will validate the document and issue the necessary supporting documents, including:

    • Invoice

    • Delivery Order

    • Purchase Order

    • Bank Details (Bank Header)

  • Step 8: The delegate shall return the endorsed supporting documents to the Finance Officer / Authorised Representative to facilitate and expedite the payment process.

Panduan Penghantaran Pesanan Kerajaan (LPO)

PANDUAN PENGHANTARAN E-PEROLEHAN

  • Langkah 1: Pegawai Kewangan / Wakil yang diberi kuasa hendaklah memuat turun dokumen-dokumen berkaitan seperti berikut:
  • Langkah 2: Pegawai Kewangan / Wakil yang diberi kuasa hendaklah menghantar senarai pendaftaran berkumpulan kepada Sekretariat melalui e-mel enquiries@icomosga2026.org.my.
    *Nota: Alamat e-mel berkongsi adalah tidak dibenarkan. Setiap peserta perlu menggunakan alamat e-mel individu yang tersendiri.
  • Langkah 3: Pegawai Kewangan / Wakil yang diberi kuasa hendaklah menjana Sebut Harga Ringkas (Simple Quotation) dalam sistem e-Perolehan untuk diterima oleh Sekretariat (Sila sertakan nama peserta bagi tujuan rujukan dan semakan.)
  • Langkah 4: Setelah sebut harga diterima oleh Sekretariat, Pegawai Kewangan / Wakil yang diberi kuasa hendaklah mengemukakan Nota Permohonan (Request Note) / Permohonan Pembelian (Purchase Requisition), diikuti dengan Permohonan (Request) sebelum Pesanan Kerajaan (Purchase Order - PO) dikeluarkan.
  • Langkah 5: Setelah semua langkah di atas selesai, Pesanan Kerajaan (PO) hendaklah dikeluarkan kepada Sekretariat melalui sistem e-Perolehan untuk pengesahan.
  • Langkah 6: Pegawai Kewangan / Wakil yang diberi kuasa hendaklah menyerahkan salinan cetak Pesanan Kerajaan (PO) kepada peserta yang akan menghadiri kongres.
  • Langkah 7: Peserta dikehendaki mengemukakan Pesanan Kerajaan (PO) tersebut di Kaunter Pendaftaran semasa hari kongres untuk tujuan pengesahan. Sekretariat akan menyemak dokumen berkenaan dan mengeluarkan dokumen sokongan yang diperlukan, termasuk:

    • Invois

    • Nota Penghantaran

    • Pesanan Kerajaan (PO)

    • Salinan Penyata Bank (Bahagian Header)

  • Langkah 8: Peserta hendaklah menyerahkan semula dokumen sokongan yang telah disahkan kepada Pegawai Kewangan / Wakil yang diberi kuasa bagi memudahkan dan mempercepatkan proses pembayaran.