Local Purchase Order (e-Perolehan)

e-Perolehan Submission Guide

Instructions for government agencies and participating delegates completing registration through Malaysia’s e-Perolehan system.

English Guide

  1. Download the required documents

    The Finance Officer or Authorised Representative should download the relevant documents below:

  2. Submit the group registration list

    Email the completed group registration list to the Secretariat at enquiries@icomosga2026.org.my .

    Important: Shared email addresses are not permitted. Each delegate must provide a unique individual email address.

  3. Generate a Simple Quotation

    Generate a Simple Quotation in the e-Perolehan system for acceptance by the Congress Secretariat. Please include each delegate’s name for tracking purposes.

  4. Raise the required request

    Once the quotation has been accepted by the Secretariat, raise the Request Note or Purchase Requisition, followed by the Request, before the Purchase Order (PO) is issued.

  5. Issue the Purchase Order

    Once the preceding steps have been completed, issue the Purchase Order to the Congress Secretariat through the e-Perolehan system for confirmation.

  6. Provide a printed copy

    Provide the attending delegate with a printed copy of the Purchase Order.

  7. Obtain endorsement during the congress

    The delegate must present the Purchase Order at the Secretariat’s Registration Counter during the congress for endorsement. The Secretariat will validate it and issue the following supporting documents:

    • Invoice
    • Delivery Order
    • Purchase Order
    • Bank Details (Bank Statement Header)

  8. Return the endorsed documents

    Return the endorsed supporting documents to the Finance Officer or Authorised Representative to facilitate and expedite the payment process.

Panduan Bahasa Melayu

  1. Muat turun dokumen yang diperlukan

    Pegawai Kewangan atau Wakil yang diberi kuasa hendaklah memuat turun dokumen-dokumen berkaitan seperti berikut:

  2. Hantar senarai pendaftaran berkumpulan

    Hantar senarai pendaftaran berkumpulan yang lengkap kepada Sekretariat melalui e-mel enquiries@icomosga2026.org.my .

    Penting: Alamat e-mel berkongsi adalah tidak dibenarkan. Setiap peserta mesti menggunakan alamat e-mel individu yang tersendiri.

  3. Jana Sebut Harga Ringkas

    Jana Sebut Harga Ringkas (Simple Quotation) dalam sistem e-Perolehan untuk diterima oleh Sekretariat. Sila sertakan nama peserta bagi tujuan rujukan dan semakan.

  4. Kemukakan permohonan yang diperlukan

    Setelah sebut harga diterima oleh Sekretariat, kemukakan Nota Permohonan (Request Note) atau Permohonan Pembelian (Purchase Requisition), diikuti dengan Permohonan (Request), sebelum Pesanan Kerajaan (Purchase Order atau PO) dikeluarkan.

  5. Keluarkan Pesanan Kerajaan

    Setelah semua langkah terdahulu selesai, Pesanan Kerajaan (PO) hendaklah dikeluarkan kepada Sekretariat melalui sistem e-Perolehan untuk pengesahan.

  6. Berikan salinan bercetak

    Berikan salinan bercetak Pesanan Kerajaan (PO) kepada peserta yang akan menghadiri kongres.

  7. Dapatkan pengesahan semasa kongres

    Peserta hendaklah mengemukakan Pesanan Kerajaan (PO) di Kaunter Pendaftaran Sekretariat semasa kongres untuk pengesahan. Sekretariat akan menyemak dokumen dan mengeluarkan dokumen sokongan berikut:

    • Invois
    • Nota Penghantaran
    • Pesanan Kerajaan (PO)
    • Salinan Penyata Bank (Bahagian Header)

  8. Kembalikan dokumen yang telah disahkan

    Serahkan semula dokumen sokongan yang telah disahkan kepada Pegawai Kewangan atau Wakil yang diberi kuasa bagi memudahkan dan mempercepatkan proses pembayaran.